社内の声を集約！リモートワークでも円滑に業務を進めるコツとは？
テックファームホールディングス株式会社は、新型コロナウイルス感染拡大防止と感染リスク最小化のため、2020年4月7日から5月末まで全従業員の在宅勤務を義務化しました。各種オンラインシステムを導入し、オフィスにいるのと変わらない業務環境を整えるとともに、従業員同士のコミュニケーションを推進するさまざまな取り組みを実施し、円滑な業務遂行を実現しています。アンケートで集まった声から、リモートワークのノウハウをまとめました。
「ほうれんそう（報告・連絡・相談）」にひと工夫を。
アプリケーションやソフトウェアの開発をはじめ、さまざまなシステムやネットワークを利用した業務が主となる弊社では、以前よりシステム開発業務や勤怠管理、経費精算などをリモートでもオフィスと同様に進められる業務環境を整えてきました。
メールや共有カレンダー、チャットツール、オンライン会議システムも導入済。しかし、システムを整備するだけでは、個人やチーム間のコミュニケーションが希薄になることは否めません。
そこで、従業員同士のつながりを意識し、離れた場所であっても一体感をもって業務に取り組めるよう、いくつかの決まり事をつくり、それを実践しています。下記はその一例です。
・チャットツールのステータス機能や共有カレンダーを用いて、自分が今どんな業務にあたっているかをひと目でわかるようにする
・メールやチャットなど文字でのコミュニケーションだけでなく、積極的にカメラ映像を使うことで「近くにいる感覚」や「つながり」を維持する
・チームで決まった時間にオンライン会議システムに接続し、一緒にストレッチや体操をするなどのリフレッシュタイムを設ける
気遣いをプラスして、気持ちよく仕事を。
オンラインコミュニケーションは便利ですが、時にさまざまなすれ違いや誤解を生むこともあります。それを未然に防ぎ、お互いが気持ちよく業務に取り組めるよう、あらためて丁寧なコミュニケーションに配慮するよう呼びかけました。一人ひとりが、次のような気配りを心がけています。
・メールの文面は簡潔にわかりやすく。事務的な印象にならないよう、ときには絵文字を使うのも可
・混み入った議題や相談は、なるべく映像や音声を伴うオンライン会議で
・オンライン会議では聞いている側の反応が伝わりづらいため、うなずくなどの身振りや、チャットや絵文字などでのリアクションを大切にする
・コアタイムは音声を繋いだままにして、すぐ口頭でコミュニケーションがとれるようにしておく
・オンライン会議中に家族やペットの声が入っても寛容に受け入れ、会話のネタとする
また、チーム内だけでなく、会社全体の動きがわかるよう、「WEB社内報」を毎日配信。業務外のコミュニケーションで関係性を深めるべく、適宜「WEB飲み会」も開催しました。WEB飲み会は、体力や金銭面だけでなく心理的な負担も軽減されるほか、同僚の家庭での様子が垣間見えるなど、従業員から好評の声が挙がっています。
「自宅＝職場」だからこそ、リフレッシュを大切に。
リモートワークは通勤の手間が省け、時間を有効に使えるメリットがあります。一方で仕事とプライベートの切り替えが難しいのがデメリット。体調面、心理面への影響を考慮し、心と身体を上手にリフレッシュしながら働くためのちょっとした工夫を提案しています。
・仕事の前後や、昼の休憩時間などに、散歩やストレッチをする
・服装や身だしなみを整えて、仕事へのスイッチをONにする
・始業時間、休憩時間など、会社にいる時と同じリズムを心がける
・チャットツール上にフリートークチャンネルを開設し、業務に支障がない程度に同僚と雑談をする
・長時間同じ姿勢でいることでの疲れを軽減するために、見やすいディスプレイや、座りやすい椅子を導入する
新しい働き方をスタートするきっかけに
在宅勤務体制への移行は、新型コロナウイルスの感染拡大を防止するための対応でしたが、働き方や仕事に対する取り組み方を大きく変えるきっかけとなりました。それと同時にお客様やパートナーと、新たな関係を構築するチャンスだとも捉えています。今後もリモートワークをはじめとした新しい働き方を、長期的な視点で積極的に取り入れていきます。
